DO-Q-MENT Kft. tulajdonosa eredetileg is adatkezeléssel foglalkozó családból származik, majd egy hosszabb és sikeres autóipari kitérő után újra visszatért a régi családi hagyományokhoz. Azonban nem változatlan formában, hanem gyökeresem megújítva azt. 

Nem szeretett volna tovább papírt tárolni, hardvert, vagy szoftvert eladni, hanem egy új típusú, digitális szolgáltatást szeretett volna fejleszteni. Olyan szolgáltatást, ami nem csak költséget takarít meg és a környezetet óvja, hanem az adatrögzítés területén, akár evolúciós ugrást is okozhat. Az utóbbi években két felhőalapú digitális márkát is piacra vezetett, elsőként 2015-ben a GreenArchive digitális adattároló rendszert, majd két év múlva a DOQdrive hitelesítő applikációt. Hortobágyi Ágostonnal, a mindig friss ötletekkel rendelkező üzletemberrel egy digitális evangelistához illő lelkes hangulatban beszélgettünk a papírmentes jövőről.

Melyik született meg először a fejében, a cégeknek, vagy a magánemberek szóló szolgáltatás? Egyáltalán hogy áll a digitális társadalom evolúciója Ön szerint?

Hortobágyi Ágoston: A globális digitalizáció evolúciós folyamata szinte teljes egészében a multik térfelén kezdődött el még hosszú évekkel ezelőtt, akik megalakították saját digitális csatornáikat, kifejlesztették digitális világukat, viszont a hagyományos papíralapú adatrendszereiket valami folytán még nem kezdték el újra gondolni. Ezért mindezt figyelembe véve mi is ezen a vonalon indultunk el. Az volt az elképzelésünk, hogy első körben az állandó költséghatékonysági kényszerben élő kis és nagy cégeknek lesz érdekük a papírmentesítés, a digitalizáció, mert így olcsóbbak, gyorsabban elérhetőek és biztonságosabbak lesznek a dokumentumaik, ezért számukra fejlesztettük ki a GreenArchive rendszert. Aztán pár év múlva észrevettük, hogy egy valamit kifelejtettünk. Ez pedig az, hogy bármekkora is egy cég, bármennyire is érdekelt az optimalizált működésben, a vezetői székekben ülők a digitalizáció szélesebb körű lehetőségeiről még mindig inkább magánemberként gondolkodnak. Magánemberként pedig tisztelet a kivételnek, de még közülük is sokan a technológia adta lehetőségek ellenére digitálisan szinte „írástudatlanok”, nem csak itthon, de egész Európában. Ez azt jelenti, hogy a különböző közösségi csatornákon és levelezési platformokon kívül a mindennapi életben még nem következett be náluk sem
a digitális paradigmaváltás, azaz, hogy a papíralapú rendszereiket fejben és a valóságban is áttegyék a digitális térbe. Még mindig fontosnak érzik, hogy megőrizzenek a fiókba egy számlát, hogy a szerződésekről már ne is beszéljek. Pedig ezek korszerű módszerekkel már közhiteles módon, elektronikus aláírással és időbélyegzővel tárolhatók, méghozzá teljes biztonsággal. Külön előny, hogy ezt a lehetőséget immár maximálisan támogatja egy 2016-ban megjelent uniós eIDAS rendelet is, amely kimondja, hogy a tagállamok egymás között kötelesek elfogadni a szabvány szerint hitelesített elektronikus dokumentumokat. Egy 2017. január 1-jén megjelent bizalmi törvény pedig azt is rögzíti, hogy az ilyen dokumentumok bizonyító erejű magánokiratoknak számítanak, azokat a bíróságok is kötelesek elfogadni. Tehát a jogi, a szabályozási környezet már felkészült, a fejekben kell csak váltani. Valahol itt tartunk most.

Ez azt jelenti, hogy lehetséges, hogy mégsem a cégek oldaláról kell megközelíteni a mindennapi digitalizáció problémáját?

Hortobágyi Ágoston: Igen, úgy gondolom, hogy meg kell fordítani a folyamatot és elsőként a magánembereket kell közel hozna legalapvetőbb digitalizálási módozatokhoz, hogy ne tartsanak tőle, ne érezzék nehezen bizonyíthatónak, körülményesnek, hanem pont azt lássák meg benne, ami az erőssége, azaz a teljes és biztonságos visszakövethetőség. Ez egyrészt egy kommunikációs és oktatási, másrészt pedig egy új termékfejlesztési programot jelentett a számunkra is. Így hoztuk létre a Biztonságos Digitális Társadalomért Egyesületet (BIDITA) és fejlesztettük ki a GreenArchive ingyenesen elérhető mindennapi használatra is alkalmas verzióját, a DOQdrive rendszert és applikációt. A DOQdrive gyakorlatilag lehetővé teszi az embereknek, hogy ne céges környezetben hanem magánemberként, kisebb kockázatú adatok, tények, események digitális rögzítésével és tárolásával megbarátkozzanak a technológiával, megismerjék és megszeressék azt. Hiszen hányszor fordul elő, hogy elvesztünk egy blokkot és ha nem találjuk meg, akkor oda a garancia akár drágább berendezésekre is.

De ha az applikációnkkal gyorsan lefotózzuk és rögzítjük, akkor a rendszer digitalizálja, időbélyegzővel, aláírással és helymeghatározó koordinátákkal látja el a személyes dokumentumunkat és a fizikai blokkra többé nincs szükség, mehet a szelektív kukába, hiszen a felhőben bármikor megtalálható lesz, nem kell keresgetni, a táskánkban, vagy a fiókban. A blokk digitális verziója is elég, hogy visszavigyük, kicseréljük a cipőboltban a cipőt, vagy hogy bizonyítsuk, ha az autónk felnije egy kátyúban megsérült. Azt gondoljuk, hogy ez az edukációs szint kihagyhatatlan és ha valaki magánemberként elfogadja, megtapasztalja ezt a lehetőséget, akkor cégvezetőként is
hamarosan eljut odáig, hogy a digitalizációt választja adatrögzítéskor, sőt alapból is igényelni fogja azt. Olyan lesz, mint manapság az autókban az ABS. Eleinte nem értettük, tartottunk tőle, aztán ahogy megismertük, ma már elképzelhetetlen nélküle egy modern gépjármű. De a példákat még sorolhatnám.

Mikor került piacra ez a digitális edukációnak is felfogható termékük?

Hortobágyi Ágoston: A DOQdrive 2017 szeptembere óta van a piacon, s óriási öröm számunkra, hogy már vannak nagyvállalati partnereink, akik cégesen is használják. Megismerték a működését és bevonták a vállalati vérkeringésbe. Ez volt a célunk és úgy tűnik, hogy sikeres volt az alapgondolat. Az edukációs szakaszon túljutva természetesen szeretnénk, ha minél több vállalat csatlakozna és az állami szektor is észrevenné a páratlan használati lehetőségeket. Például az új elektronikus személyi igazolvánnyal az állampolgároknak van elektronikus aláírásuk, de azt egyelőre csak néhány folyamatnál lehet használni, mint például az e-recept. Jó lenne, ha az elektronikus aláírást céges szerződéskötésre, vagy akár autók adás-vételére is használni lehetne a jövőben. Ez már tényleg csak szándék és idő kérdése, a mi rendszereink már készen állnak erre a feladatra.

Az idézett folyamatokat számba véve az Ön véleménye szerint mikorra valósulhatnak meg a teljesen papírmentes
hivatalok?

Hortobágyi Ágoston: Az egyértelmű optimizmusom és a sok pozitív jel ellenére azért azt gondolom, hogy a közeljövőben még nem. A következő 10 év azonban valószínűleg nagy változásokat fog hozni. A technológia, a szükséges törvényi szabályozások uniós szinten és Magyarországon is már mind megvannak ehhez, jöhet a gyakorlat.Persze az is lehet, hogy ehhez fel kell nőni egy új generációnak: akik ma 8-10 évesek és már digitális kütyükön nőttek fel, ők cégvezetőként valószínűleg már nehezen fogják elfogadni a papírt. Egyrészt sérülékenynek tartják, másrészt nem igazán biztonságosnak és nem utolsósorban az ő környezeti tudatosságuk már biztosan egész más lesz, mint a mostani középkorúaké.

És ha a digitalizáció gazdasági előnyeit nézzük, azok is annyira pozitívak, mint a környezettudatos jellegük?

Hortobágyi Ágoston: Ha most csak szigorúan az általunk fejlesztett GreenArchive rendszert nézzük, akkor a megoldás egyik lényege, hogy se ki, se beáramlás nincs papíron a jövőben, hiszen a felhőbe a cégek, a beszállítók és a partnereik is fel tudják tölteni a szerződéseiket, a számláikat és egyéb dokumentumaikat. Az ügyfélnek nem kell többet bemenni a céghez a papírokkal, a könyvelendő számla sem érkezik be papíron. Így elég lehet kisebb irodát is bérelni, nem kellenek dedikált helyiségek az adminisztrációs tárolásra, több távmunka is lehetséges, ami különösen előnyös a fogyatékkal élők munkahelyi elhelyezkedése szempontjából.

Rendben, de mekkora költségmegtakarítást jelenthet mindez egy évben egy átlagos vállalkozásnak?

Hortobágyi Ágoston: A mi számításaink szerint a digitalizációval minimum 70-80 százalékkal csökkenthetők a dokumentációmenedzsment költségei. Megspórolhatók a papír, a nyomtatás valamint a postázási költségek, továbbá annak az ingatlannak is a bérleti, üzemeltetési költségei, amelyet csupán passzívan használtak addig tárolásra. Tehát a gazdasági előnyök önmagukért beszélnek.

Mit gondol, hogyan befolyásolja a digitalizáció folyamatát a 2018. május 25-én életbe lépő új uniós adatvédelmi rendelet, a GDPR?

Hortobágyi Ágoston: A rendelet szerint az egész Európai Unióban egységesen lehet és kell kezelni a bizalmas adatokat. Minden cégnek garantálnia kell, hogy az adatok nem szivárognak ki a rendszeréből. Az ügyfél kérésére pedig, ha megszünteti szerződését, maradéktalanul törölniük kell az adatait a rendszerükből és azon adatokat szabadon elvihetővé kell tenni. Meg kell teremteni a feltételeket, hogy a távolból is azonosítani lehessen egy magánszemélyt, igazolni kell, hogy az ügyfél megbízásából, illetve beleegyezésével jártak el. Ezt még nem minden cég tudja. Viszont ez nagy lökést adhat a digitalizációnak.

Az Önök fejlesztései mindenben megfelelnek a jövő évi GDPR-nek?

Hortobágyi Ágoston: A rendszereink közül a DOQdrive-nak olyan speciális távoli azonosító metodikája van, amellyel teljes mértékben tudjuk garantálni, hogy az adott személy az, akinek kiadja magát. Az alany elektronikus aláírással végzi a különböző eljárásokat, pontosan úgy, mintha papíron és tollal járult volna hozzá az egyes folyamatokhoz. Tehát ez a rendszerünk teljesen eleget tesz a GDPR elvárásainak.

És végül, engedjen meg személyes kérdést: Egy ilyen jövőbe fókuszált vállalkozás hogyan választ munkatársakat
a jelenben?

Hortobágyi Ágoston: Az én vezetői filozófiám az, hogy szakmai tudásban majdnem minden megtanulható, amire nyitott az ember. Vannak dolgok, amik viszont nem tanulhatók, mint például a kíváncsiság, az emberség és a lelkesedés. Sok dolog fejleszthető, más pedig változtatható. Igyekszem úgy kiválasztani a munkatársaimat, hogy legyen bennük hit, tudjanak lelkesedni és ne feledjék, hogy az újítóknak kitartásra van szükségük. Ehhez én igyekszem megteremteni a nyugodt és inspiratív munkakörülményeket. Talán egy kis visszajelzést kaptam erre, amikor megtudtam, hogy a kollégáim a tudtom nélkül benevezték a cégünket a TOP 100 Szerethető Munkahely versenybe, ahol be is kerültünk ebbe a kivételes körbe. No, ezt az élményt én is jól elraktároztam, de kivételesen nem egy felhőbe, hanem sokkal mélyebbre, a szívembe.